Cách sử dụng Gmail hiệu quả

Bạn vừa gia nhập đảng Gmail? Tốt cho bạn đấy. Bạn sẽ được tận hưởng một dịch vụ mail POP3 và sử dụng các công cụ tìm kiếm thư điện tử mạnh mẽ cùng với một dung lượng lưu trữ khổng lồ và hàng loạt các tính năng mới. Sau đây là một số mẹo nhỏ dành cho những tín đồ của Gmail.

Sử dụng nhãn thay cho thư mục

Người dùng Outlook đã quá quen thuộc với việc tạo ra các thư mục tương ứng với từng dự án hoặc loại chủ đề. Thay vì tạo thư mục, Gmail cung cấp một phương thức cho phép dán nhãn (label) những lá thư của bạn nhờ vậy chúng có thể được tự động sắp xếp vào các nhóm.

Để tạo một nhãn mới, bạn chỉ cần nhấn vào "Settings" và chọn tab "Labels", sau đó đặt tên cho nhãn thế là xong. Kể từ lúc này, mỗi khi bạn muốn dán nhãn một bức thư, bạn chỉ việc mở nó ra và trong danh sách xổ xuống của hộp thoại "More Actions" bọn chọn tên nhãn tương ứng. Tất cả các bức thư có cùng một tên nhãn sẽ được gom vào một nhóm và bạn có thể truy cập chúng một cách nhanh trong ở mục "Label" nằm bên trái màn hình (có màu xanh lá cây).

Để xóa một "Label" bạn vào Settings --> tab Labels --> và nhấn nút Remove. Còn nếu bạn muốn tháo nhãn cho một bức thư bạn chỉ cần đánh dấu chọn trong danh sách nhãn và nhấn nút "Remove Label"

Sử dụng bộ lọc thư

Bạn có thể sử dụng chức năng Filter của Gmail để thực hiện các tác vụ tự động như chuyển tiếp hay xóa thư mà không cần đọc chúng.

Để tạo mới một quy luật lọc thư, bạn vào Settings --> chọn tab Filters --> Nhấn vào nút "Create a new Filter". Tại đây bạn có thể chỉ định điều kiện lọc thư theo địa chỉ email người gửi, người nhận, chủ đề, có từ khóa hoặc không có từ khóa. Sau đó nhấn vào nút "Next Step để sang bước tiếp theo.

Tại bước này bạn có thể chỉ ra những bức thư trùng với điều kiện lọc thư sẽ được chuyển vào một nhãn nào đó hoặc đánh dấu, hay xóa đi. Ví dụ như để chuyển vào nhãn "TTCN" bạn có thể chọn nó trong danh sách xổ xuống ở mục "Apply the label". Cuối cùng là bấm nút "Create Filter"

Như vậy là bạn đã tạo riêng cho mình một bộ lọc dùng để phân ra những bức email quan trọng hoặc chỉ mang tính chất quảng cáo.

Chức năng tìm kiếm nâng cao trong Gmail

Trong Gmail bạn có thể tìm kiếm những bức thư do một người nào đó chỉ với thao tác nhập địa chỉ email, thông điệp chủ đề hoặc bạn có thể cung cấp tên nhãn nếu biết vào khung Search. Hơn nữa, bạn có thể tìm kiếm dựa trên một phần nội dung của bức thư

Để tìm kiếm dựa trên chủ đề, ta nhập theo cú pháp "subject:". Nếu dựa trên tên người gửi, nhập "from:" và bạn có thể gõ "label:" để tìm theo nhãn. Ví dụ để tìm thư được gửi bởi Bob, ta nhập vào khung tìm kiếm như sau : from:Bob

Ở tính năng tìm kiếm cao cấp, bạn có thể xem những bức thư được gửi đến trong một khoảng thời gian nào đó bằng cú pháp "after:x before:x" bạn thay giá trị x bằng ngày tháng theo mẫu year/month/day hoặc month/day/year.

Một cách tìm kiếm khác là sử dụng dấu ngoặc đơn. Ví dụ bạn đang làm một dự án nghiên cứu về bóng đá và bạn muốn vẽ sơ đồ có liên quan đến 2 đội bóng ManUTD và Chelsea. Bạn muốn tìm kiếm một bức thư do một người bạn gửi nói về hai đội bóng này. Bạn chỉ việc nhập vào khung Search như sau : "football (ManUTD and Chelsea)"